Każdy poszukiwacz przodków prędzej czy później trafia do Urzędu Stanu Cywilnego, który przechowuje nowsze akta stanu cywilnego. Czekanie na przeniesienie ksiąg do archiwum nieraz może opóźnić poszukiwania genealogiczne nawet o kilkadziesiąt lat. Z tego powodu warto od razu zwrócić się USC o udostępnienie potrzebnych nam dokumentów. O jakie dokumenty możecie się ubiegać? Co USC musi Wam udostępnić, a z czym może być problem? O tym piszemy w tym poście.
Odpisy aktów stanu cywilnego
Odpis aktu stanu cywilnego, czyli wyciąg z aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu, zawiera podstawowe informacje dotyczące osób, których ten akt dotyczył - imię i nazwisko, data i miejsce zdarzenia (narodzin, ślubu, śmierci), dane osobowe rodziców.
URZĄD STANU CYLWILNEGO w poszukiwaniach genealogicznych
Zasadniczo genealogom-amatorom odpis aktu cywilnego jest potrzebny w dwóch sytuacjach:
kiedy w akcie znajdują się informacje, których genealog nie zna i bez których nie jest w stanie kontynuować swoich poszukiwań np. imiona rodziców bądź miejsca urodzenia swoich dziadków,
kiedy potrzebuje odpisu aktu do udowodnienia swojego pokrewieństwa z daną osobą, np. w przypadku ubiegania się dokumentację z kopert dowodowych.
W USC można się ubiegać o odpis skrócony bądź zupełny. Odpis zupełny kosztuje 33 zł i zawiera więcej informacji, ale na genealogiczne potrzeby wystarczający jest odpis skrócony, kosztujący 22 zł. Wniosek można złożyć przez Internet na tej stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-aktu-stanu-cywilnego-urodzenia-malzenstwa-zgonu
W wniosku musicie wybrać adresata - czyli Urząd Stanu Cywilnego - w którym akt jest przechowywany.
Uwaga! Możecie spotkać się z informacją, że wniosek o wydanie odpisu można złożyć do dowolnego USC. Jest to prawda, lecz dotyczy to tylko aktów wytworzonych od 2015 r. W przypadku starszych aktów musicie znać miejsce narodzin/ślubu/śmierci Waszego przodka. Inaczej USC nie odnajdzie poszukiwanego przez Was aktu. Przykład: Ola poszukiwała aktu zgonu swojej prababci Zofii, która przed śmiercią mieszkała w Milanówku. Jednakże, tamtejszy urząd nie odnalazł jej aktu zgonu. Dopiero w miejscowej parafii zdobyła informację, że prababcia zmarła w Żyrardowie - znajdował tam się szpital. Poszukiwany akt był w posiadaniu USC w Żyrardowie.
Ostatnią rzeczą, o której warto pamiętać jest okres przechowywania aktu stanu cywilnego. Dla akt urodzeń okres ten wynosi 100 lat, a dla ślubów i zgonów - 80 lat. Podane okresy są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Następnie akta przekazywane są do właściwego miejscowo archiwum państwowego.
Najczęściej metryki urodzeń, ślubów i zgonów były sporządzane w jednej księdze. Z tego względu, zgodnie z przepisami, przekazanie księgi do archiwum następuje dopiero po dacie zamknięcia ostatniego rejestru, czyli aktów urodzeń. W praktyce oznacza to, że metryki ślubów i zgonów są przechowywane w urzędach stanu cywilnego nie 80, a co najmniej 100 lat!
Rękopisy aktów stanu cywilnego
Akta stanu cywilnego po upływie okresów przechowywania powinny być traktowane jak materiały archiwalne. Z tego względu przysługuje Wam prawo wnioskowania do USC o udostępnienie oryginałów (rękopisów) tych dokumentów i to bez opłaty oraz potrzeby udowadniania pokrewieństwa. Taki rękopis, w przeciwieństwie do współczesnego wygenerowanego automatycznie odpisu, jest nie lada gratką dla każdego rodzinnego genealoga. Wniosek o wysłanie skanu oryginalnej metryki możecie wysyłać jako pismo ogólne przez platformę ePUAP. Poniżej zamieszczamy przykład takiego wniosku.
Niestety, nasze doświadczenia pokazują, że nie wszyscy urzędnicy rozpatrują takie wnioski pozytywnie. Przepisy to jedno, ale ich interpretacja jest już zupełnie inną kwestią :) Problem wynika prawdopodobnie z faktu, że pracownicy USC wszystkie swoje działania opierają na ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego, ignorując przy tym zapisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Fotografowanie aktów stanu cywilnego
Starania o wysłanie skanu metryki mogą być czasochłonne i prowadzić donikąd, bowiem szanse na przekonanie urzędnika co do swoich racji są raczej małe. W takiej sytuacji (zwłaszcza jeśli mieszkacie niedaleko urzędu) warto użyć w stosunku do urzędu jego własnej broni, czyli ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Art. 130 ust 5 tej ustawy pozwala osobie uprawnionej do otrzymania odpisu na nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego. W celu umożliwienia sfotografowania aktu należy wysłać do urzędu wniosek. Jeśli USC nie posiada własnego wzoru wniosku, możecie sporządzić go samodzielnie i wysłać jako pismo ogólne przez ePUAP. Poniżej zamieszczamy przykład takiego wniosku.
Po umówieniu się na wizytę w urzędzie, pamiętajcie o zabraniu aparatu lub telefonu z aparatem. Urzędnik znajdzie potrzebny Wam akt i udostępni do zrobienia fotografii.
Przeglądanie skorowidzów aktów zgonów
Jeśli poszukujcie aktu zgonu Waszego przodka, ale nie znacie dokładnej daty jego śmierci możecie zwrócić się do USC o umożliwienie przeglądania skorowidzów aktów zgonów. Ta procedura jest podobna do umożliwienia wykonania fotografii aktu. Najpierw musicie wysłać wniosek, a następnie umówić się na wizytę w urzędzie. Wniosek do wysłania przez ePUAP może wyglądać tak:
Podsumowując, na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego możecie ubiegać się o:
odpisy aktów stanu cywilnego,
umożliwienie sfotografowania aktu
udostępnienie do wglądu skorowidzów zgonów.
Są to Wasze uprawnienia i USC musi je spełnić, pod warunkiem, że dokumenty dotyczą Waszych przodków.
Wynikające z głębszej analizy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, prawo do otrzymania skanu oryginalnej metryki stanu cywilnego po upływie okresu jej przechowywania w USC, a przed przekazaniem jej do archiwum, bywa w urzędach podważane. Jednak, naszym zdaniem, warto próbować uzyskania rękopisu metryki tym sposobem. Jeśli urząd odmówi, wtedy można wnioskować o samodzielne wykonanie fotografii.
Przy wypełnianiu wniosków pamiętajcie o precyzyjnym podawaniu wszystkich potrzebnych informacji dotyczących Waszych przodków. Jest to niezbędna część Waszych prywatnych badań genealogicznych!