Ten temat niewątpliwie rozgrzewa do czerwoności wszystkie fora internetowe związane z genealogią. Nic dziwnego, bowiem znajdują się w nich często jedyne zdjęcia naszych dziadków i pradziadków. Z tego względu nie może zabraknąć na naszym blogu porad związanych z ich poszukiwaniem i zdobywaniem. Koperty dowodowe często są mylone z metryczkami dowodowymi, dlatego w pierwszym wpisie na ich temat skupimy się na porównaniu tych dwóch rodzajów materiałów archiwalnych.
O pomieszanie tych dwóch zasobów nie jest trudno, bo oba związane były z wydawaniem dowodów osobistych.
Obowiązek posiadania dowodu osobistego przez każdego pełnoletniego obywatela PRL został ustawowo wprowadzony w 1951 r., a pierwsze wnioski o ich wydanie były składane rok później. Osoby starające się o dowód musiały dołączyć do specjalnej ankiety trzy fotografie. Pierwsza umieszczana była w samym dowodzie osobistym. Druga, wraz z ankietą była wkładana do koperty dowodowej, natomiast trzecią wklejano do tzw. metryczki dowodu osobistego, którą następnie wysyłano do Centralnej Bazy Adresowej. Baza ta była poprzednikiem obecnego systemu PESEL i służyła Milicji jako “kartoteka” wszystkich dorosłych obywateli.Zawartość
Koperty dowodowe zawierają wszystkie składane przez naszego przodka wnioski o wydanie dowodu osobistego. W praktyce oznacza to tyle, że możemy znaleźć w nich jeden lub kilka kwestionariuszy ze zdjęciami. W niektórych kopertach można trafić na prawdziwe perełki w postaci wcześniej używanych dokumentów tożsamości - tj. przedwojenne dowody osobiste czy kenkarty/arbeitskarty z czasów okupacji niemieckiej.
Z kolei metryczka jest dwustronną kartą ze zdjęciem oraz podstawowymi danymi osobowymi. Jeśli obywatel wymieniał dowód osobisty, wymieniana była również jego metryczka w Centralnej Bazie Adresowej. Stara metryczka była niszczona i z tego względu obecnie możliwe jest odszukanie tylko jednej metryczki dla każdego przodka.
Miejsce przechowywania
W pierwszej kolejności o koperty dowodowe powinniśmy pytać w urzędzie miasta (gminy) ostatniego miejsca zameldowania przodka. Rzadziej można je znaleźć w innych miejscach, ale tę kwestię omówimy szczegółowo w jednym z kolejnych wpisów. Sprawa jest prostsza w przypadku metryczek dowodowych: wszystkie znajdują się w archiwum w Milanówku, będącym jednostką Archiwum Państwowego w Warszawie.
Formalności - wniosek o udostępnienie dokumentów
Zarówno koperty, jak i metryczki są udostępnianie po złożeniu odpowiedniego wniosku. Wniosek o udostępnienie dokumentacji z kopert dowodowych jest bardziej formalny, ponieważ wymaga wykazania interesu prawnego oraz udowodnienia pokrewieństwa z przodkiem (poprzez przedłożenie odpowiednich odpisów aktów stanu cywilnego).
Natomiast we wniosku o metryczki dowodowe, złożonym do Archiwum w Milanówku, nie musimy martwić się interesem prawnym. Jeśli chodzi zaś o wykazanie pokrewieństwa, wystarczy podać go we wniosku, bez potrzeby załączania aktów z USC.
Opłaty
Wszystkie opłaty skarbowe za udostępnienie poszukiwanych dokumentów należy uiścić przelewem internetowym na konto urzędu, do którego składamy wniosek. Zgodnie z przepisami, opłata za udostępnienie dokumentacji z koperty dowodowej, związanej z jednym dowodem osobistym, wynosi 31 zł. Jeśli w kopercie znajdują się np. dwa wnioski, to należy zapłacić 62 zł. Czasem zdarza się, że urzędy inaczej interpretują przepisy i oczekują opłaty 31 zł za całą kopertę.
Wydanie metryczki dowodowej jest mniej kosztowne. Płacimy 3 zł za jeden skan. Standardowa metryczka ma dwie strony, czyli za jedyne 6 zł staniemy się szczęśliwymi posiadaczami tego dokumentu :)
Czas oczekiwania
Rozpatrzenie wniosku w sprawie koperty dowodowej i jej ewentualne udostępnienie, czy to pocztą tradycyjną, czy online, nie powinno zająć nie więcej niż dwa miesiące. W przypadku metryczek z archiwum powinniśmy uzbroić się w cierpliwość. Czas oczekiwania na odpowiedź wynosi około pół roku.
Niszczenie dokumentacji
Niestety obecnie nie uzyskamy wszystkich kopert i metryczek. W wielu urzędach koperty niszczono po upływie 10 lat od daty zgonu wnioskującego o dowód osobisty. Współcześnie koperty nie mogą być już brakowane, dlatego te, które się zachowały do dzisiaj, nie mogą być obecnie zniszczone. Z kolei metryczki dowodowe były niszczone po śmierci osoby, której dotyczyły.
Od połowy lat 80-tych, po uruchomieniu systemu PESEL, baza metryczek była coraz rzadziej aktualizowana. Ostatecznie bazę zamknięto w 1997 roku. W związku z tym istnieje duża szansa na odszukanie metryczek osób zmarłych w latach 80-tych i 90-tych. Metryki osób zmarłych po 1997 roku powinny być dostępne w większości przypadków (choć nie ma stuprocentowej gwarancji).
Reasumując, koperty dowodowe są materiałem trudniejszym do zdobycia, ponieważ musimy znać miejsce zamieszkania naszego przodka oraz pokonać niełatwą urzędniczą drogę, wydając przy okazji wcale niemałe pieniądze. Ich zawartość jednak jest dużo bogatsza niż zawartość metryczek dowodowych. Metryczki są natomiast dobrym uzupełnieniem kopert oraz doskonałym zastępczym źródłem informacji w przypadku ich braku.
Aby łatwiej zrozumieć różnice między kopertami a metrykami dowodowymi, zerknij na tabelę poniżej:
