Po zakończeniu etapu poszukiwań kopert i metryczek dowodowych swoich przodków rodzinni genealodzy często zaczynają spoglądać w stronę dokumentacji emerytalnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nic w tym dziwnego, bowiem archiwa ZUS nieraz mogą nas pozytywnie zaskoczyć zarówno ilością, jak i jakością posiadanej dokumentacji. Z drugiej strony, poszukiwania w ZUS mogą często prowadzić donikąd, bądź zakończyć się zdobyciem kilku mało ważnych z punktu widzenia genealogii druczków. Co można znaleźć w archiwach ZUS? Jak wypełnić wniosek i gdzie go wysłać? Jakie są szanse na powodzenie? Przed wami zbiór najistotniejszych informacji.
Dokumentacja ZUS - okres przechowywania
Okres przechowywania dokumentów przez ZUS standardowo wynosi 50 lat, licząc od dnia śmierci ubezpieczonego. Z tego względu występowanie o dokumentację osób zmarłych ponad 50 lat temu raczej nie przyniesie rezultatów, chyba że małżonek tej osoby pobierał emeryturę po jej śmierci. Wtedy termin 50 lat należy liczyć od dnia śmierci małżonka.
Zanim wyślecie wniosek do ZUS zastanówcie się także, czy Wasz przodek podlegał ubezpieczeniom i czy mógł pobierać emeryturę. Dotyczy to zwłaszcza rolników, których system ubezpieczeń społecznych objął dopiero pod koniec lat siedemdziesiątych. Następnie, w 1991 roku, rolnicy zostali włączeni do systemu ubezpieczeń w KRUS (Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego). Stąd wniosek, że dokumentacji związanej z rolnikami zmarłymi w latach osiemdziesiątych należy szukać w ZUS, a zmarłych po 1991 r. - w KRUS.
Co zawiera dokumentacja emerytalna
Zawartość teczek dotyczących emerytów może być bardzo zróżnicowana. Czasem będzie to kilkadziesiąt dokumentów, a czasem tylko jeden. Najczęściej występującymi w teczkach ZUS dokumentami są:
legitymacje ubezpieczeniowe (zazwyczaj ze zdjęciami),
kwestionariusze dotyczące miejsc oraz okresów zatrudnienia,
różne zaświadczenia np. dotyczące pobytu w obozie koncentracyjnym czy udziału w wojnie,
odręcznie napisane życiorysy,
świadectwa pracy,
wyciągi z aktów stanu cywilnego,
kserokopie dowodów osobistych.
Wniosek o udostępnienie dokumentacji emerytalnej
W celu uzyskania dokumentacji ZUS należy złożyć wniosek o udostępnienie dokumentacji emerytalno-rentowej. Poniżej zamieszczamy przykładową treść takiego wniosku:
Warszawa, 8 maja 2021 r.
Marcin Kowalski
ul. Ciechanowska 107/9
03-107 Warszawa
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Inspektorat w Ciechanowie
ul. Rzeczkowska 8
06-400 Ciechanów
Wniosek o udostępnienie dokumentacji emerytalno-rentowej
Zwracam się z uprzejmą prośbą o odnalezienie i udostępnienie w postaci oryginałów lub skanów dokumentacji emerytalno-rentowej dotyczącej mojego zmarłego dziadka Władysława Kowalskiego (ur. 31.01.1917, zm. 22.04.1992), syna Stanisława i Stefanii Kowalskich.
Według mojej wiedzy, Władysław Kowalski do czasu swojej śmierci w 1992 r. pobierał emeryturę z ZUS. Interesują mnie akta osobowe, życiorysy, kwestionariusze, świadectwa pracy, legitymacje, kserokopie dowodów osobistych i inne dokumenty posiadane przez Urząd dotyczące mojego dziadka.
Powyższe dokumenty są mi potrzebne w celu kompletowania dokumentacji rodzinnej i zobowiązuję się do wykorzystywania ich jedynie w tym celu.
W załącznikach przesyłam odpisy aktów stanu cywilnego potwierdzające moje pokrewieństwo z Władysławem Kowalskim.
Podstawa prawna:
§ 28 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentoweZ poważaniem,
Marcin KowalskiJak wysłać wniosek o udostępnienie dokumentacji emerytalnej
Wypełniony wniosek można wysłać jednym z trzech sposobów:
1. Pocztą tradycyjną - bezpośrednio do właściwego ze względu na miejsce zamieszkania przodka inspektoratu lub oddziału ZUS. Inspektorat jest najmniejszą jednostką Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i jest częścią oddziału, czyli większej jednostki. Wyszukiwarkę oddziałów i inspektoratów ZUS znajdziecie tu: https://www.zus.pl/o-zus/kontakt/oddzialy-inspektoraty-biura-terenowe/
Uwaga: Pamiętaj o własnoręcznym podpisaniu wniosku i dołączeniu dokumentów potwierdzających Twoje pokrewieństwo z przodkiem (np. aktów stanu cywilnego)!2. Jako pismo ogólne poprzez skrzynkę ePUAP - na konto właściwego miejscowo oddziału ZUS
Uwaga: inspektoraty ZUS nie posiadają osobnych skrzynek, więc pismo należy wysłać od oddziału pod który podlega interesujący Wasz inspektorat.Wysyłanie pisma ogólnego przez ePUAP omawialiśmy w tym artykule o kopertach dowodowych (zajrzyj TUTAJ).
3. Jako pismo ogólne poprzez platformę PUE - Jest to najbardziej preferowana przez ZUS forma kontaktu. Jak to zrobić?
Przede wszystkim musisz posiadać dostęp do Platformy Usług Elektronicznych ZUS https://www.zus.pl/pue
Zaloguj się do PUE i z bocznego menu wybierz Dokumenty i wiadomości, a następnie Dokumenty robocze.
Na dole kliknij przycisk Utwórz nowy.
Na liście dostępnych formularzy znajdź druk Pismo ogólne POG i kliknij Utwórz dokument.
Wybierz rodzaj pisma WNIOSEK oraz wpisz w polu Tytuł pisma "Wniosek o udostępnienie dokumentacji emerytalno-rentowej". Twoje dane osobowe powinny być wpisane z automatu.
Przejdź na drugą stronę formularza i w polu Opis sprawy wklej treść wniosku. Następnie kliknij Sprawdź, a potem Zapisz.
Kliknij przycisk Dodaj załączniki... i dołącz dokumenty potwierdzające Twoje pokrewieństwo z przodkiem.
Kliknij Wyślij na dole strony. Po dokonaniu autoryzacji profilem zaufanym wniosek zostanie wysłany.
Uzyskiwanie dokumentacji ZUS w praktyce
Zazwyczaj ZUS udziela odpowiedzi po kilku tygodniach. Samo podejście urzędników do sprawy udostępniania dokumentacji emerytalnej bywa różne. Niektórzy odmawiają dokonania tej czynności za względu na zbyt dalekie pokrewieństwo lub nawet przepisy RODO, co jest działaniem niezgodnym z prawem (RODO nie dotyczy osób zmarłych). W takich sytuacjach warto przekazać swoją sprawę do jednostki ZUS wyższego stopnia - oddziału, czy nawet centrali ZUS.
Jednak większość jednostek ZUS pozytywnie odnosi się do wniosku i nie robi problemów z udostępnianiem dokumentów. Nie ma przepisów precyzujących w jakiej formie należy udostępnić wnioskowaną dokumentację. Z tego względu jednostki ZUS stosują pełną dowolność w tej kwestii: od wysłania skanów lub kserokopii zaczynając, a kończąc na przesyłaniu oryginałów. Niestety trzeba mieć też świadomość, że przepisy dotyczące niszczenia dokumentacji zusowskiej zmieniały się na przestrzeni lat, bądź po prostu nie były przestrzegane. Z tego względu możecie spotkać się z sytuacją braku żadnych dokumentów związanych z Waszymi przodkami.