W najnowszym wpisie wyjaśnimy, jak przebrnąć przez całą procedurę udostępniania kopert dowodowych.
Skontaktuj się z właściwym urzędem
W jednym z poprzednich postów tłumaczyliśmy, w których urzędach należy szukać kopert (link do wpisu znajdziesz TUTAJ). Po ustaleniu właściwego urzędu, w pierwszej kolejności powinniście skontaktować się z nim telefonicznie lub pisemnie, aby zapytać o dostępność poszukiwanych dokumentów. Bardziej sugerujemy wysłanie oficjalnego zapytania poprzez platformę ePUAP. Naszym zdaniem lepiej jest mieć wszystko na piśmie, a urząd ma obowiązek odpowiedzieć na takie pytanie zgodnie z prawdą. Czasem przez telefon trudno jest uzyskać konkretną informację - urzędnik może nie wiedzieć ad hoc, z jakich lat jego jednostka posiada koperty.
Jak wysłać wniosek? W wyszukiwarce platformy ePUAP znajdź właściwy urząd i z zakładki “Sprawy ogólne” wybierz “Pismo ogólne do podmiotu publicznego”
Zostaniecie odesłani do formularza pisma ogólnego, wypełniony powinien wyglądać jak po prawej.
Odpowiedź na pismo powinna przyjść w ciągu ok. 2 tygodni. Urząd poinformuje Was, czy posiada koperty Waszych przodków oraz w jakim trybie zostaną one Wam udostępnione.
Najczęściej urzędy proszą o wysłanie wniosku o udostępnienie z Rejestru Dowodów Osobistych dokumentacji związanej z dokumentami osobistymi. Przy okazji, urząd poinformuje Was o ewentualnych opłatach. Zwykle opłata wynosi 31 zł od dokumentacji związanej z jednym dowodem osobistym. Jeśli jest dokumentacja związana z np. dwoma dowodami, kwota opłaty proporcjonalnie wzrasta. Wspominaliśmy o tym w poście dot. różnic między kopertami a metryczkami dowodowymi (link do posta znajdziesz TUTAJ).
Skompletuj wymagane dokumenty
Zanim przejdziesz do wysłania wniosku, musisz skompletować poniższe dokumenty:
potwierdzenie wykonania przelewu na konto urzędu, na kwotę wspomnianą wyżej;
dokumenty potwierdzające Wasze pokrewieństwo z przodkiem, o którego kopertę się ubiegacie.
(przykładowo: jeśli występujemy o koperty dowodowe dziadka, potrzebujecie Waszego aktu urodzenia oraz aktu urodzenia/ślubu Waszego ojca/matki - musicie wykazać ciągłość genealogiczną między Wami a Waszym dziadkiem).
Wypełnij i wyślij wniosek
Wniosek najlepiej wysłać przez ePUAP. Znajdziecie go przez wyszukiwarkę, jak na przykładzie po lewej.
Sam wniosek wypełnij najlepiej w przeglądarce Microsoft Edge, ponieważ w innych przeglądarkach może brakować niektórych opcji do zaznaczenia, co uniemożliwi prawidłowe wypełnienie wniosku.
W pierwszym polu formularza musisz zaznaczyć urząd, do którego wysyłasz wniosek. Wybierz go z listy i kliknij “Zaadresuj”.
W polu I.A. podaj swoje dane, czyli imię i nazwisko oraz adres. Możesz podać też inny adres korespondencyjny.
Pole I.B. dotyczy danych pełnomocnika. Jeśli wypełniasz wniosek samodzielnie, pomiń je.
W polu II. musisz podać dane osoby, której koperty poszukujesz. Nie musisz wypełniać wszystkich pól, choć podanie wszystkich danych na pewno ułatwi urzędnikom odszukanie dokumentacji. Jeśli urząd wcześniej potwierdził Wam, że posiada poszukiwaną kopertę, wystarczy wpisanie podstawowych informacji. Jednak niektóre urzędy (zwłaszcza te w większych miastach) przystępują do poszukiwań dopiero po wysłaniu tego wniosku. Koperty w dużych miastach często są posegregowane nie po nazwiskach, tylko po numerze dowodu osobistego lub po adresie. W takim wypadku niewpisanie tych danych może spowodować odrzucenie wniosku. Zwróć uwagę na pole “Inne”. Możesz tam wpisać dodatkowe dane, które mogą być pomocne dla urzędników np. data i miejsce śmierci przodka.
W polu III. określ jakich dokumentów poszukujesz. Ponieważ dokładna zawartość koperty nie jest Ci znana, zaznacz wszystkie opcje, a w polu “Inne” wpisz “Cała zawartość koperty dowodowej”.
W polu IV. musisz udowodnić swój interes prawny do uzyskania dokumentacji z koperty. Na ten temat napisaliśmy oddzielny post, dostępny TUTAJ.
Pole V. dotyczy złożenia oświadczenia, że uzyskaną dokumentację wykorzystacie tylko w celu przedstawionym powyżej. Tu wystarczy zaznaczyć checkbox oraz podać odpowiednią datę.
W ostatnim polu VI. zaznacz, jakie załączniki chcesz dołączyć do wniosku. Przy użyciu ikonki “+” dodaj pliki z potwierdzeniem przelewu oraz odpisy aktów stanu cywilnego potwierdzające pokrewieństwo z Twoim przodkiem.