Podczas zbierania informacji o naszych przodkach często pytamy o wykonywany przez nich zawód i miejsce pracy. Nie raz może się okazać, że jedna lakoniczna wzmianka o nazwie zakładu czy urzędu może nas, genealogów doprowadzić do odnalezienia bardzo szczegółowej dokumentacji, która umożliwia prześledzenie całej zawodowej kariery naszego przodka. Według nas dokumentacja pracownicza to zasób, którego powinien poszukiwać każdy genealog.
Dokumentacja pracownicza a dokumentacja ZUS
Na dokumentację pracowniczą składają się przede wszystkim akta osobowe gromadzone przez pracodawcę w czasie zatrudnienia pracownika. Warto ją jednak odróżnić od dokumentacji ZUS (którą omawialiśmy tutaj [link]) - która jest dokumentacją tworzoną przez ubezpieczyciela na potrzeby spraw emerytalno-rentowych.
Ponieważ oba te zbiory zawierają podobne, wręcz takie same dokumenty, często są ze sobą mylone albo traktowane jak jeden zasób. Lecz nie zawsze tak jest: w wielu przypadkach możemy uzyskać bogatą dokumentację pracowniczą, a nie dostać nic z archiwum ZUS, bądź odwrotnie. Dlatego warto szukać w obu tych źródłach.
Co zawiera dokumentacja pracownicza
Najciekawszą dla genealogów częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe. Można w nich znaleźć wiele unikatowych dokumentów takich jak:
życiorysy
fotografie z okresu zatrudnienia
ankiety pracownicze
karty ewidencyjne z przebiegiem zatrudnienia
świadectwa ukończenia szkoły
dyplomy
odpisy aktów stanu cywilnego
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Obecnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończono zatrudnienie. Na szczęście dla genealogów, okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trwa aż 50 lat.
Oznacza to, że o uzyskanie najpóźniejszych możliwych dokumentów (czyli tych z 1998 roku) można starać się aż do 2048 roku!Po upływie 50 lat, pracodawca albo przechowawca dokumentacji może ją zniszczyć, przekazać do archiwum państwowego (oczywiście jeśli archiwum wyrazi zgodę na przyjęcie takiej dokumentacji) albo… przechowywać dalej u siebie.
Gdzie szukać akt osobowych
Oczywiście o akta osobowe można pytać u pracodawców naszych przodków, którzy przechowują takie dokumentacje w swoich siedzibach. Niektórzy pracodawcy, zwłaszcza ci więksi i mający wieloletnią historię, przechowują akta osobowe we własnych wyodrębionych archiwach zakładowych. Przykładowo, takim pracodawcą są Polskie Koleje Państwowe. PKP całą archiwalną dokumentację swoich byłych pracowników przechowuje w Zamiejscowym Wydziale Dokumentacji w Sosnowcu (e-mail: archiwum.sosnowiec@pkp.pl). Jeśli wasi przodkowie pracowali na kolei, koniecznie tam napiszcie!
Odnalezienie dokumentacji osobowej po przodkach bywa jednak dość trudne, bowiem wiele zakładów pracy zlikwidowano albo przekształcono na przestrzeni lat. W sytuacji, gdy dany zakład już nie istnieje, pozostałe po nim dokumenty trafiają do przechowawców, którymi zazwyczaj są archiwa państwowe, urzędy administracji centralnej i terenowej lub przedsiębiorcy czy inne podmioty, które prowadzą w tym zakresie działalność gospodarczą. Właściwego przechowawcę akt osobowych można szukać dzięki dostępnym w Internecie wyszukiwarkom:
ewidencji miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php
bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy
Wniosek o udostępnienie dokumentacji pracowniczej - wzór
Po ustaleniu miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej należy wysłać (mailem lub klasycznie pocztą) odpowiedni wniosek do przechowawcy. Poniżej zamieszczamy przykładowy wzór:
Dobra rada na koniec
Na zakończenie mamy jedną praktyczną radę. Może się okazać, że przechowawca odmówi wydania Wam dokumentów powołując się na art. 94(12) Kodeksu pracy. W skrócie, z tego przepisu wynika, iż pracodawca może wydać dokumentację tylko pracownikowi lub jego dzieciom (czyli nie może udostępnić jej np. wnukom). Nie nam w tym miejscu rozstrzygać, czy ta norma prawna dotyczy pracodawców czy również przechowawców dokumentacji, jednak w razie wystąpienia takiego problemu spróbujcie zdobyć pełnomocnictwo od dzieci przodka bądź poproście ich o podpisanie wniosku o wydanie dokumentacji.